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通知と課題と愛憎のメイル

by wattlaa

この記事は、Backlog Advent Calendar 2018の19日目です。

すぐ見ないと膨大に溜まる「通知」たち

普段ウェブディレクターとして働いてまして、日中に外に出ることが多くあります。なので、ちょっとしたクライアントからの連絡のチェックに、スマホアプリの通知機能を重宝しています。連絡が来たその場で一時返信ができるので、スピードアップになるし、チームのメンバーの作業をストップしないで済むので便利ですよね!

プロジェクト管理ツールのBacklogにもアプリがありよく使っているんですが、困るのが、すぐ返せない課題が溜まってしまった時。事務所に戻ってから作業をしようとPCを立ち上げても、Backlogのダッシュボードからだと、最新の情報に埋もれて、見たい課題を見つけられないこともしばしば。。。

返信したい課題がすぐに見つからない

期限日順で「自分の課題」欄から探すやり方もありますが、少し先の期限日だとすぐ見つからないし、かと言って課題一覧ページに行って更新日順で探すのも面倒だし・・ということで使うのが、Backlogから届くメールから探す方法です。

通知メール × フィルタ

BacklogとSlackと連携してPCに通知を出したりなど過去に試したんですが、作業中の通知が多くなって、集中力が奪われるのでよろしくありませんでした。

なので、後からまとめてチェックできるようにフィルタを作り、Backlogから来るメールを指定フォルダに自動で振り分けることに。そのフォルダなら、即時対応できなかったものだけを一覧で確認できるようになっているので、判断のスピードが速くなります。

ポイントは、

  1. 自分の関わるプロジェクトのプロジェクトキーを含む件名でフィルタする

  2. 振り分け先のフォルダは「返信まだ」フォルダの1つだけ

  3. チェックして対応済みの通知メールはDeleteボタンでどんどん削除

の3つです!

Backlog以外のメールも、必ず「返信まだ」という名前のフォルダに入るようにしていて、メールソフトを立ち上げて真っ先に見ます。自分宛てのメールがそこに溜まるので、チェックが楽です。

またそのおかげで、受信フォルダをチェックするスピードも上がっています。Thunderbirdだと、nキーで新しいメールを順に開いてくれるので、内容を見ながらとにかく連打。1秒間に3メールくらいをチェックする感覚です。1分に180通まで見られる計算にw(実際には読み込むメールもあるのでもっとかかります)

これも、事前に自分宛てのメールが受信フォルダ内にはほとんどないとわかっているからできることです。

集中して作業しなくてはならない時間帯にじゃまをせず、また定期的にメールチェックをすることで返信漏れもなくなります。それでもフォルダに50通とか、溜まっちゃうんですけど・・

漏れなく、すばやく、確実に

と心がけていますがまだまだ追いつけないこともあるので、皆さんがやっている効率の良いメール、タスクのさばき方があったら、ぜひ教えてください!

ちなみにBacklogでは、ユーザーごとにメールが届く条件をいろいろと指定できるので、試してみてください!

ダッシュボード>個人設定>メール の画面の「プロジェクトに関するメール」で設定できます

新しく始まるプロジェクトをBacklogに追加することで、通常のメールが減り、処理速度も上がってくると思います!

ではまた!

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